VASTGOED OS

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 23 september 2026. Geldt voor de webapplicatie VASTGOED OS, inclusief de koppeling met Gmail. An English version follows below.

1. Wie wij zijn

VASTGOED OS is een webapplicatie voor vastgoedbeheer: panden, huurders, huurovereenkomsten, onderhoud, documenten en correspondentie komen samen in één dossier per organisatie. VASTGOED OS wordt ontwikkeld en beheerd door MCD Real Estate. MCD Real Estate is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in VASTGOED OS zoals in deze verklaring beschreven.

Vragen en verzoeken over privacy: mkdonker@gmail.com.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Accountgegevens: uw e-mailadres, een wachtwoord (alleen als hash opgeslagen door de inlogdienst), en — als u die instelt — gegevens voor tweestapsverificatie.
Organisatie en rol: tot welke organisatie u behoort en welke rechten u daarin heeft.
Dossiergegevens: wat gebruikers zelf invoeren of uploaden over panden, eenheden, huurders, contracten, onderhoud, financiën en documenten. Dit kan persoonsgegevens van derden bevatten, zoals namen en contactgegevens van huurders.
Gmail-gegevens, alleen als een gebruiker een Gmail-postvak koppelt — zie de hoofdstukken 3 tot en met 7.
Beveiligings- en gebruiksgegevens: een auditlog van handelingen in de applicatie (wie wat wanneer deed) en het IP-adres van een verzoek, dat wordt gebruikt om misbruik te begrenzen en in technische serverlogs kan voorkomen.

Wij gebruiken geen advertentie-, analyse- of trackingdiensten.

3. Google-gebruikersgegevens en OAuth-scopes

VASTGOED OS kan een Gmail-postvak koppelen via Google OAuth. Dat gebeurt alleen als een gebruiker van een organisatie met het recht “integraties beheren” daar zelf voor kiest en op het toestemmingsscherm van Google akkoord geeft. VASTGOED OS vraagt daarbij precies deze scopes:

openid — Bevestigt bij Google dat u het bent die de koppeling maakt.
email (door Google getoond als https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email) — Het e-mailadres van het gekoppelde Google-account, zodat u in VASTGOED OS ziet welk postvak gekoppeld is.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly — Alleen-lezen toegang tot Gmail: berichten en bijlagen ophalen om ze in het vastgoeddossier van uw organisatie te zetten. Deze scope staat geen verzenden, wijzigen, labelen of verwijderen toe.

VASTGOED OS vraagt niet om https://www.googleapis.com/auth/gmail.send (verzenden) en kan dus geen e-mail namens u versturen. Er wordt geen toegang gevraagd tot andere Google-diensten zoals Drive, Agenda of Contacten.

Via deze scopes benadert VASTGOED OS: het e-mailadres van het gekoppelde account, de lijst met meest recente berichten in het postvak (ontvangen en verzonden berichten en concepten; geen spam of prullenbak), en per bericht de inhoud en bijlagen. Wat daarvan wordt opgeslagen staat in hoofdstuk 6.

4. Waarom wij Gmail-gegevens gebruiken

Gmail-gegevens worden uitsluitend gebruikt voor één functie die u in VASTGOED OS ziet: e-mail uit het gekoppelde postvak — bijvoorbeeld correspondentie met huurders, aannemers of beheerders — met bijlagen overnemen in het dossier van uw organisatie, zodat correspondentie en documenten bij het juiste pand, de juiste huurder of melding terug te vinden zijn. Daarnaast gebruiken wij de gegevens alleen voor zover nodig voor beveiliging (bijvoorbeeld het onderzoeken van misbruik of storingen) of om aan de wet te voldoen.

5. Hoe Gmail-gegevens worden verwerkt

Koppelen: de toegangs- en vernieuwingstokens die Google na uw toestemming afgeeft, worden uitsluitend op onze server ontvangen, versleuteld opgeslagen en nooit naar de browser gestuurd.
Ophalen alleen op verzoek: berichten worden alleen opgehaald wanneer een bevoegde gebruiker daar uitdrukkelijk opdracht toe geeft. Per keer worden hoogstens de 50 meest recente berichten uit het postvak bekeken, ontvangen en verzonden berichten en concepten (spam en prullenbak niet). Er is geen automatische achtergrondsynchronisatie en er wordt geen push-melding van Google gebruikt.
Alleen lezen: VASTGOED OS wijzigt niets in uw Gmail. Er worden geen berichten verzonden, verwijderd, verplaatst of gelabeld, en de gelezen/ongelezen-status blijft ongewijzigd.
Eén keer overnemen: elk bericht wordt aan de hand van zijn Gmail-bericht-ID maar één keer opgeslagen; een bericht dat al bekend is, wordt niet opnieuw opgeslagen.
Per organisatie gescheiden: een gekoppeld postvak hoort bij één organisatie. Overgenomen berichten zijn alleen zichtbaar voor leden van die organisatie met het recht om berichten in te zien.

6. Welke Gmail-gegevens wij opslaan

Per overgenomen e-mailbericht slaan wij op:

het Gmail-bericht-ID en het Gmail-thread-ID (om dubbele import te voorkomen en berichten als gesprek te groeperen);
onderwerp, afzender, geadresseerden (aan en cc) en datum van ontvangst;
de tekst van het bericht als platte tekst (bevat een bericht alleen HTML, dan een daaruit afgeleide platte tekst);
de koppeling met een huurder in uw dossier, als het afzenderadres (zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters) overeenkomt met precies één huurder;
de Gmail-label-ID’s van het bericht en het aantal bijlagen;
de bijlagen zelf, als document met hun bestandsnaam (zie hoofdstuk 7), en eventuele foutmeldingen bij het verwerken van een bijlage.

De HTML-opmaak van een bericht en het volledige ruwe bericht worden alleen tijdens de verwerking in het geheugen gelezen en niet bewaard. Van de koppeling zelf bewaren wij het e-mailadres van het postvak, de toegekende scopes, de status en tijdstippen van koppelen en vernieuwen, en de versleutelde tokens.

Deze gegevens staan in onze database bij Supabase in de EU (regio Frankfurt), afgeschermd per organisatie.

7. Bijlagen en documentverwerking

Bijlagen gaan door dezelfde documentstraat als een document dat een gebruiker zelf uploadt. Er is geen aparte opslag voor e-mailbijlagen.

Van elk bestand wordt een SHA-256-vingerafdruk berekend; een bestand dat de organisatie al heeft, wordt niet dubbel opgeslagen.
Elk bestand wordt op onze eigen server op malware gescand (ClamAV) en op bestandstype gecontroleerd.
Tekst wordt op onze eigen server uit het document gehaald, zo nodig met tekstherkenning (OCR), zodat het document doorzoekbaar is.
Het bestand wordt opgeslagen in afgeschermde opslag van de organisatie, met een verwijzing naar het e-mailbericht waar het vandaan kwam.
Lege bijlagen en bijlagen groter dan 20 MB worden niet opgeslagen; fouten bij het verwerken van een bijlage worden bij het bericht vastgelegd. Een bericht dat te groot is om in één keer op te halen, wordt niet overgenomen.

8. AI en modeltraining

Gmail-berichten en -bijlagen worden niet naar een externe AI-dienst gestuurd: de documentverwerking staat ingesteld op uitsluitend lokale verwerking. Tekstherkenning (OCR) van bijlagen draait op onze eigen server.

VASTGOED OS bevat een optionele assistent die vragen van een gebruiker beantwoordt met een taalmodel dat op onze eigen server draait. Die assistent kan tekst uit verwerkte documenten van de eigen organisatie gebruiken — dat kan een document zijn dat als Gmail-bijlage binnenkwam — uitsluitend om de vraag van die gebruiker te beantwoorden. E-mailberichten zelf worden niet aan de assistent aangeboden.

Google-gebruikersgegevens worden niet gebruikt om AI- of machine-learningmodellen te ontwikkelen, te trainen of te verbeteren, en niet overgedragen aan partijen die dat doen. Willen wij hier ooit iets aan veranderen, dan passen wij eerst deze verklaring aan en vragen wij waar nodig vooraf uw uitdrukkelijke toestemming.

9. Delen met derden en verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens en geen Google-gebruikersgegevens. Wij gebruiken ze niet voor advertenties, retargeting of gepersonaliseerde reclame, geven ze niet aan advertentieplatforms, databrokers of informatiehandelaren, en gebruiken ze niet om kredietwaardigheid te beoordelen.

Voor het draaien van VASTGOED OS maken wij gebruik van deze verwerkers, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

Supabase — database, bestandsopslag en inlogdienst (EU, regio Frankfurt).
netcup — de server in de EU waarop de webapplicatie op vastgoed-os.jarvisops.online en de achtergrondverwerking draaien.
Vercel — hosting van de webapplicatie op het adres os-vastgoed.jarvisops.online; verwerkt de verzoeken naar dat adres, ook op servers buiten de EU (Verenigde Staten).

Medewerkers van MCD Real Estate lezen uw Gmail-gegevens niet, tenzij u daar voor een specifiek bericht uitdrukkelijk toestemming voor geeft (bijvoorbeeld bij een supportvraag), het nodig is voor beveiliging (zoals het onderzoeken van misbruik), of de wet het vereist. Binnen uw eigen organisatie zien leden met het recht om berichten in te zien de overgenomen berichten; dat is de functie zelf. Wij verstrekken gegevens aan anderen alleen als de wet ons daartoe verplicht.

10. Google API Services User Data Policy

VASTGOED OS’ use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Het gebruik van informatie die VASTGOED OS via Google Workspace-scopes (zoals Gmail) ontvangt, voldoet aan de Google Workspace API User Data and Developer Policy, inclusief de Limited Use-eisen. Concreet: wij gebruiken deze gegevens alleen voor de functie in hoofdstuk 4, dragen ze niet over behalve waar nodig voor die functie, voor beveiliging of om aan de wet te voldoen, gebruiken ze niet voor advertenties, en laten ze niet door mensen lezen behalve in de gevallen in hoofdstuk 9.

11. Bewaartermijnen

Overgenomen berichten en bijlagen blijven deel van het dossier van uw organisatie zolang de organisatie VASTGOED OS gebruikt, of tot u om verwijdering vraagt. Er is geen automatische verwijdertermijn: een vastgoeddossier dient juist als blijvend overzicht van wat er is gewisseld.
Tokens worden direct verwijderd wanneer het postvak wordt ontkoppeld.
Na ontkoppelen blijven eerder overgenomen berichten en bijlagen in het dossier staan, tot u om verwijdering vraagt.
Back-ups: wij maken versleutelde back-ups die gescheiden van de server worden bewaard en alleen dienen om na een storing te herstellen. Verwijderde gegevens kunnen daarin nog voorkomen tot die back-up zelf wordt verwijderd; wij zetten ze daaruit niet terug voor een ander doel.

12. Verwijdering en uw rechten

Toegang intrekken: in VASTGOED OS onder Instellingen → Postbus voor e-mail → Ontkoppelen. De tokens worden dan verwijderd en wij vragen Google de toestemming in te trekken. U kunt de toegang ook altijd zelf intrekken via uw Google-accountinstellingen.
Gegevens laten verwijderen: overgenomen berichten en bijlagen kunnen niet door gebruikers zelf uit het dossier worden gewist. Mail een verzoek naar mkdonker@gmail.com om de geïmporteerde Gmail-gegevens, of uw hele account, te laten verwijderen. Wij reageren binnen één maand.
Uw rechten (AVG): u kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens, of bezwaar maken. Een eigenaar of beheerder van een organisatie kan in VASTGOED OS een volledige export van de organisatiegegevens maken. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Beveiliging

Alle verkeer loopt via HTTPS (TLS, met HSTS).
Google-tokens worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM, gebonden aan de organisatie; alleen de server kan ze ontsleutelen en ze komen nooit in de browser of in logbestanden.
Gegevens zijn per organisatie afgeschermd met row-level security in de database en met rechten per rol.
Handelingen worden vastgelegd in een auditlog.
Inloggen kan met tweestapsverificatie; sessiecookies zijn niet leesbaar voor scripts.
Bestanden worden op malware gescand voordat ze worden verwerkt.
De database, de bestandsopslag en de server voor achtergrondverwerking staan in de EU.

14. Cookies

VASTGOED OS gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Er zijn geen analyse-, advertentie- of trackingcookies.

15. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer VASTGOED OS gegevens anders gaat verwerken, bijvoorbeeld als er automatische synchronisatie of verzending van e-mail bijkomt. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Verandert de manier waarop wij Google-gebruikersgegevens gebruiken, dan melden wij dat vooraf aan gebruikers met een gekoppeld postvak en vragen wij waar nodig opnieuw toestemming.

16. Contact

MCD Real Estate, voor VASTGOED OS
E-mail: mkdonker@gmail.com

VASTGOED OS

Privacy Policy

Last updated: 23 September 2026. Applies to the VASTGOED OS web application, including its Gmail integration. This English version has the same content as the Dutch version above.

1. Who we are

VASTGOED OS is a property management web application: properties, tenants, leases, maintenance, documents and correspondence come together in one record per organization. VASTGOED OS is developed and operated by MCD Real Estate, which is responsible for the processing of personal data in VASTGOED OS as described in this policy.

Privacy questions and requests: mkdonker@gmail.com.

2. Personal data we process

Account data: your email address, a password (stored only as a hash by the sign-in service) and, if you set it up, two-factor authentication data.
Organization and role: which organization you belong to and which permissions you have in it.
Record data: what users enter or upload about properties, units, tenants, leases, maintenance, finances and documents. This may include personal data of others, such as tenants’ names and contact details.
Gmail data, only if a user connects a Gmail mailbox — see sections 3 to 7.
Security and usage data: an audit log of actions in the application (who did what and when), and the IP address of a request, which is used to limit abuse and may appear in technical server logs.

We do not use any advertising, analytics or tracking services.

3. Google user data and OAuth scopes

VASTGOED OS can connect a Gmail mailbox through Google OAuth. This only happens when a user of an organization with the “manage integrations” permission chooses to do so and approves Google’s consent screen. VASTGOED OS requests exactly these scopes:

openid — Confirms with Google that it is you who is making the connection.
email (shown by Google as https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email) — The email address of the connected Google account, so VASTGOED OS can show which mailbox is connected.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly — Read-only access to Gmail: retrieving messages and attachments to place them in your organization's property records. This scope does not allow sending, modifying, labelling or deleting.

VASTGOED OS does not request https://www.googleapis.com/auth/gmail.send (sending) and therefore cannot send email on your behalf. No access is requested to other Google services such as Drive, Calendar or Contacts.

Through these scopes VASTGOED OS accesses: the email address of the connected account, the list of most recent messages in the mailbox (received and sent messages and drafts; not spam or trash), and for each message its content and attachments. What is stored is described in section 6.

4. Why we use Gmail data

Gmail data is used only for one feature that you see in VASTGOED OS: bringing email from the connected mailbox — for example correspondence with tenants, contractors or managing agents — and its attachments into your organization’s records, so that correspondence and documents can be found with the right property, tenant or case. Beyond that we use the data only where necessary for security (for example investigating abuse or failures) or to comply with the law.

5. How Gmail data is processed

Connecting: the access and refresh tokens Google issues after your consent are received only on our server, stored encrypted, and never sent to the browser.
Retrieval only on request: messages are retrieved only when an authorized user explicitly instructs it. Each run looks at no more than the 50 most recent messages in the mailbox, received and sent messages and drafts (not spam or trash). There is no automatic background synchronization and no Google push notifications are used.
Read-only: VASTGOED OS changes nothing in your Gmail. No messages are sent, deleted, moved or labelled, and the read/unread status is left unchanged.
Imported once: each message is stored only once, identified by its Gmail message ID; a message that is already known is not stored again.
Separated per organization: a connected mailbox belongs to one organization. Imported messages are visible only to members of that organization with permission to view messages.

6. Which Gmail data we store

For each imported email message we store:

the Gmail message ID and Gmail thread ID (to prevent duplicate imports and to group messages into conversations);
subject, sender, recipients (to and cc) and date received;
the message text as plain text (if a message contains only HTML, plain text derived from it);
the link to a tenant in your records, if the sender address matches exactly one tenant (case-insensitive);
the message’s Gmail label IDs and the number of attachments;
the attachments themselves, as documents with their file names (see section 7), and any error messages from processing an attachment.

The HTML formatting of a message and the full raw message are only read in memory during processing and are not stored. For the connection itself we store the mailbox email address, the granted scopes, the status and times of connecting and refreshing, and the encrypted tokens.

This data is kept in our database at Supabase in the EU (Frankfurt region), separated per organization.

7. Attachments and document processing

Attachments go through the same document pipeline as a document a user uploads directly. There is no separate storage for email attachments.

A SHA-256 fingerprint is computed for each file; a file the organization already has is not stored twice.
Each file is scanned for malware on our own server (ClamAV) and checked for file type.
Text is extracted on our own server, using optical character recognition (OCR) where needed, so the document is searchable.
The file is stored in the organization’s protected storage, with a reference to the email message it came from.
Empty attachments and attachments larger than 20 MB are not stored; errors while processing an attachment are recorded with the message. A message too large to retrieve in a single request is not imported.

8. AI and model training

Gmail messages and attachments are not sent to any external AI service: document processing is configured for local processing only. Text recognition (OCR) of attachments runs on our own server.

VASTGOED OS includes an optional assistant that answers a user’s questions using a language model running on our own server. The assistant can use text from processed documents of the user’s own organization — which may include a document that arrived as a Gmail attachment — solely to answer that user’s question. Email messages themselves are not provided to the assistant.

Google user data is not used to develop, train or improve AI or machine learning models, and is not transferred to parties that do so. Should we ever want to change this, we will first update this policy and, where required, ask for your explicit consent in advance.

We do not sell personal data or Google user data. We do not use it for advertising, retargeting or personalized ads, do not transfer it to advertising platforms, data brokers or information resellers, and do not use it to determine creditworthiness.

To run VASTGOED OS we use these processors, which process data only on our instructions:

Supabase — database, file storage and sign-in service (EU, Frankfurt region).
netcup — the server in the EU running the web application at vastgoed-os.jarvisops.online and the background processing.
Vercel — hosting of the web application at os-vastgoed.jarvisops.online; processes requests made to that address, including on servers outside the EU (United States).

Staff of MCD Real Estate do not read your Gmail data unless you give explicit permission for a specific message (for example for a support request), it is necessary for security (such as investigating abuse), or it is required by law. Within your own organization, members with permission to view messages can see imported messages; that is the feature itself. We only disclose data to others when required by law.

10. Google API Services User Data Policy

VASTGOED OS’ use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The use of information received from Google Workspace scopes (such as Gmail) will adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements. In practice: we use this data only for the feature in section 4, do not transfer it except as necessary for that feature, for security or to comply with the law, do not use it for advertising, and do not allow humans to read it except in the cases listed in section 9.

11. Retention

Imported messages and attachments remain part of your organization’s records for as long as the organization uses VASTGOED OS, or until you request deletion. There is no automatic deletion period: a property record is meant as a lasting overview of what was exchanged.
Tokens are deleted immediately when the mailbox is disconnected.
After disconnecting, previously imported messages and attachments remain in the records until you request deletion.
Backups: we make encrypted backups that are kept separately from the server and are used only to recover from a failure. Deleted data may still be present in a backup until that backup itself is deleted; we do not restore it from a backup for any other purpose.

12. Deletion and your rights

Revoking access: in VASTGOED OS under Instellingen (Settings) → Postbus voor e-mail (Email mailbox) → Ontkoppelen (Disconnect). The tokens are then deleted and we ask Google to revoke the consent. You can also revoke access at any time in your Google Account settings.
Requesting deletion: imported messages and attachments cannot be erased from the records by users themselves. Email mkdonker@gmail.com to have the imported Gmail data, or your entire account, deleted. We respond within one month.
Your rights (GDPR): you can ask us for access, rectification, erasure, restriction of processing or portability of your data, or object to processing. An owner or administrator of an organization can create a full export of the organization’s data in VASTGOED OS. You can also lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

13. Security

All traffic uses HTTPS (TLS, with HSTS).
Google tokens are stored encrypted with AES-256-GCM, bound to the organization; only the server can decrypt them and they never reach the browser or log files.
Data is separated per organization using row-level security in the database and role-based permissions.
Actions are recorded in an audit log.
Sign-in supports two-factor authentication; session cookies cannot be read by scripts.
Files are scanned for malware before they are processed.
The database, file storage and the background-processing server are located in the EU.

14. Cookies

VASTGOED OS uses only functional cookies needed to keep you signed in. There are no analytics, advertising or tracking cookies.

15. Changes

We update this policy when VASTGOED OS starts processing data differently, for example if automatic synchronization or sending of email is added. The date at the top shows the latest change. If the way we use Google user data changes, we will notify users with a connected mailbox in advance and, where required, ask for consent again.

16. Contact

MCD Real Estate, for VASTGOED OS
Email: mkdonker@gmail.com

VASTGOED OS

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 23 september 2026. Geldt voor de webapplicatie VASTGOED OS, inclusief de koppeling met Gmail. An English version follows below.

1. Wie wij zijn

Vragen en verzoeken over privacy: mkdonker@gmail.com.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Accountgegevens: uw e-mailadres, een wachtwoord (alleen als hash opgeslagen door de inlogdienst), en — als u die instelt — gegevens voor tweestapsverificatie.
Organisatie en rol: tot welke organisatie u behoort en welke rechten u daarin heeft.
Dossiergegevens: wat gebruikers zelf invoeren of uploaden over panden, eenheden, huurders, contracten, onderhoud, financiën en documenten. Dit kan persoonsgegevens van derden bevatten, zoals namen en contactgegevens van huurders.
Gmail-gegevens, alleen als een gebruiker een Gmail-postvak koppelt — zie de hoofdstukken 3 tot en met 7.
Beveiligings- en gebruiksgegevens: een auditlog van handelingen in de applicatie (wie wat wanneer deed) en het IP-adres van een verzoek, dat wordt gebruikt om misbruik te begrenzen en in technische serverlogs kan voorkomen.

Wij gebruiken geen advertentie-, analyse- of trackingdiensten.

3. Google-gebruikersgegevens en OAuth-scopes

openid — Bevestigt bij Google dat u het bent die de koppeling maakt.
email (door Google getoond als https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email) — Het e-mailadres van het gekoppelde Google-account, zodat u in VASTGOED OS ziet welk postvak gekoppeld is.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly — Alleen-lezen toegang tot Gmail: berichten en bijlagen ophalen om ze in het vastgoeddossier van uw organisatie te zetten. Deze scope staat geen verzenden, wijzigen, labelen of verwijderen toe.

4. Waarom wij Gmail-gegevens gebruiken

5. Hoe Gmail-gegevens worden verwerkt

Koppelen: de toegangs- en vernieuwingstokens die Google na uw toestemming afgeeft, worden uitsluitend op onze server ontvangen, versleuteld opgeslagen en nooit naar de browser gestuurd.
Ophalen alleen op verzoek: berichten worden alleen opgehaald wanneer een bevoegde gebruiker daar uitdrukkelijk opdracht toe geeft. Per keer worden hoogstens de 50 meest recente berichten uit het postvak bekeken, ontvangen en verzonden berichten en concepten (spam en prullenbak niet). Er is geen automatische achtergrondsynchronisatie en er wordt geen push-melding van Google gebruikt.
Alleen lezen: VASTGOED OS wijzigt niets in uw Gmail. Er worden geen berichten verzonden, verwijderd, verplaatst of gelabeld, en de gelezen/ongelezen-status blijft ongewijzigd.
Eén keer overnemen: elk bericht wordt aan de hand van zijn Gmail-bericht-ID maar één keer opgeslagen; een bericht dat al bekend is, wordt niet opnieuw opgeslagen.
Per organisatie gescheiden: een gekoppeld postvak hoort bij één organisatie. Overgenomen berichten zijn alleen zichtbaar voor leden van die organisatie met het recht om berichten in te zien.

6. Welke Gmail-gegevens wij opslaan

Per overgenomen e-mailbericht slaan wij op:

het Gmail-bericht-ID en het Gmail-thread-ID (om dubbele import te voorkomen en berichten als gesprek te groeperen);
onderwerp, afzender, geadresseerden (aan en cc) en datum van ontvangst;
de tekst van het bericht als platte tekst (bevat een bericht alleen HTML, dan een daaruit afgeleide platte tekst);
de koppeling met een huurder in uw dossier, als het afzenderadres (zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters) overeenkomt met precies één huurder;
de Gmail-label-ID’s van het bericht en het aantal bijlagen;
de bijlagen zelf, als document met hun bestandsnaam (zie hoofdstuk 7), en eventuele foutmeldingen bij het verwerken van een bijlage.

Deze gegevens staan in onze database bij Supabase in de EU (regio Frankfurt), afgeschermd per organisatie.

7. Bijlagen en documentverwerking

Bijlagen gaan door dezelfde documentstraat als een document dat een gebruiker zelf uploadt. Er is geen aparte opslag voor e-mailbijlagen.

Van elk bestand wordt een SHA-256-vingerafdruk berekend; een bestand dat de organisatie al heeft, wordt niet dubbel opgeslagen.
Elk bestand wordt op onze eigen server op malware gescand (ClamAV) en op bestandstype gecontroleerd.
Tekst wordt op onze eigen server uit het document gehaald, zo nodig met tekstherkenning (OCR), zodat het document doorzoekbaar is.
Het bestand wordt opgeslagen in afgeschermde opslag van de organisatie, met een verwijzing naar het e-mailbericht waar het vandaan kwam.
Lege bijlagen en bijlagen groter dan 20 MB worden niet opgeslagen; fouten bij het verwerken van een bijlage worden bij het bericht vastgelegd. Een bericht dat te groot is om in één keer op te halen, wordt niet overgenomen.

8. AI en modeltraining

9. Delen met derden en verwerkers

Voor het draaien van VASTGOED OS maken wij gebruik van deze verwerkers, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

Supabase — database, bestandsopslag en inlogdienst (EU, regio Frankfurt).
netcup — de server in de EU waarop de webapplicatie op vastgoed-os.jarvisops.online en de achtergrondverwerking draaien.
Vercel — hosting van de webapplicatie op het adres os-vastgoed.jarvisops.online; verwerkt de verzoeken naar dat adres, ook op servers buiten de EU (Verenigde Staten).

10. Google API Services User Data Policy

VASTGOED OS’ use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Bewaartermijnen

Overgenomen berichten en bijlagen blijven deel van het dossier van uw organisatie zolang de organisatie VASTGOED OS gebruikt, of tot u om verwijdering vraagt. Er is geen automatische verwijdertermijn: een vastgoeddossier dient juist als blijvend overzicht van wat er is gewisseld.
Tokens worden direct verwijderd wanneer het postvak wordt ontkoppeld.
Na ontkoppelen blijven eerder overgenomen berichten en bijlagen in het dossier staan, tot u om verwijdering vraagt.
Back-ups: wij maken versleutelde back-ups die gescheiden van de server worden bewaard en alleen dienen om na een storing te herstellen. Verwijderde gegevens kunnen daarin nog voorkomen tot die back-up zelf wordt verwijderd; wij zetten ze daaruit niet terug voor een ander doel.

12. Verwijdering en uw rechten

Toegang intrekken: in VASTGOED OS onder Instellingen → Postbus voor e-mail → Ontkoppelen. De tokens worden dan verwijderd en wij vragen Google de toestemming in te trekken. U kunt de toegang ook altijd zelf intrekken via uw Google-accountinstellingen.
Gegevens laten verwijderen: overgenomen berichten en bijlagen kunnen niet door gebruikers zelf uit het dossier worden gewist. Mail een verzoek naar mkdonker@gmail.com om de geïmporteerde Gmail-gegevens, of uw hele account, te laten verwijderen. Wij reageren binnen één maand.
Uw rechten (AVG): u kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens, of bezwaar maken. Een eigenaar of beheerder van een organisatie kan in VASTGOED OS een volledige export van de organisatiegegevens maken. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Beveiliging

Alle verkeer loopt via HTTPS (TLS, met HSTS).
Google-tokens worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM, gebonden aan de organisatie; alleen de server kan ze ontsleutelen en ze komen nooit in de browser of in logbestanden.
Gegevens zijn per organisatie afgeschermd met row-level security in de database en met rechten per rol.
Handelingen worden vastgelegd in een auditlog.
Inloggen kan met tweestapsverificatie; sessiecookies zijn niet leesbaar voor scripts.
Bestanden worden op malware gescand voordat ze worden verwerkt.
De database, de bestandsopslag en de server voor achtergrondverwerking staan in de EU.

14. Cookies

VASTGOED OS gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Er zijn geen analyse-, advertentie- of trackingcookies.

15. Wijzigingen

16. Contact

MCD Real Estate, voor VASTGOED OS
E-mail: mkdonker@gmail.com

VASTGOED OS

Privacy Policy

Last updated: 23 September 2026. Applies to the VASTGOED OS web application, including its Gmail integration. This English version has the same content as the Dutch version above.

1. Who we are

Privacy questions and requests: mkdonker@gmail.com.

2. Personal data we process

Account data: your email address, a password (stored only as a hash by the sign-in service) and, if you set it up, two-factor authentication data.
Organization and role: which organization you belong to and which permissions you have in it.
Record data: what users enter or upload about properties, units, tenants, leases, maintenance, finances and documents. This may include personal data of others, such as tenants’ names and contact details.
Gmail data, only if a user connects a Gmail mailbox — see sections 3 to 7.
Security and usage data: an audit log of actions in the application (who did what and when), and the IP address of a request, which is used to limit abuse and may appear in technical server logs.

We do not use any advertising, analytics or tracking services.

3. Google user data and OAuth scopes

openid — Confirms with Google that it is you who is making the connection.
email (shown by Google as https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email) — The email address of the connected Google account, so VASTGOED OS can show which mailbox is connected.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly — Read-only access to Gmail: retrieving messages and attachments to place them in your organization's property records. This scope does not allow sending, modifying, labelling or deleting.

4. Why we use Gmail data

5. How Gmail data is processed

Connecting: the access and refresh tokens Google issues after your consent are received only on our server, stored encrypted, and never sent to the browser.
Retrieval only on request: messages are retrieved only when an authorized user explicitly instructs it. Each run looks at no more than the 50 most recent messages in the mailbox, received and sent messages and drafts (not spam or trash). There is no automatic background synchronization and no Google push notifications are used.
Read-only: VASTGOED OS changes nothing in your Gmail. No messages are sent, deleted, moved or labelled, and the read/unread status is left unchanged.
Imported once: each message is stored only once, identified by its Gmail message ID; a message that is already known is not stored again.
Separated per organization: a connected mailbox belongs to one organization. Imported messages are visible only to members of that organization with permission to view messages.

6. Which Gmail data we store

For each imported email message we store:

the Gmail message ID and Gmail thread ID (to prevent duplicate imports and to group messages into conversations);
subject, sender, recipients (to and cc) and date received;
the message text as plain text (if a message contains only HTML, plain text derived from it);
the link to a tenant in your records, if the sender address matches exactly one tenant (case-insensitive);
the message’s Gmail label IDs and the number of attachments;
the attachments themselves, as documents with their file names (see section 7), and any error messages from processing an attachment.

This data is kept in our database at Supabase in the EU (Frankfurt region), separated per organization.

7. Attachments and document processing

Attachments go through the same document pipeline as a document a user uploads directly. There is no separate storage for email attachments.

A SHA-256 fingerprint is computed for each file; a file the organization already has is not stored twice.
Each file is scanned for malware on our own server (ClamAV) and checked for file type.
Text is extracted on our own server, using optical character recognition (OCR) where needed, so the document is searchable.
The file is stored in the organization’s protected storage, with a reference to the email message it came from.
Empty attachments and attachments larger than 20 MB are not stored; errors while processing an attachment are recorded with the message. A message too large to retrieve in a single request is not imported.

8. AI and model training

Gmail messages and attachments are not sent to any external AI service: document processing is configured for local processing only. Text recognition (OCR) of attachments runs on our own server.

To run VASTGOED OS we use these processors, which process data only on our instructions:

Supabase — database, file storage and sign-in service (EU, Frankfurt region).
netcup — the server in the EU running the web application at vastgoed-os.jarvisops.online and the background processing.
Vercel — hosting of the web application at os-vastgoed.jarvisops.online; processes requests made to that address, including on servers outside the EU (United States).

10. Google API Services User Data Policy

VASTGOED OS’ use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Retention

Imported messages and attachments remain part of your organization’s records for as long as the organization uses VASTGOED OS, or until you request deletion. There is no automatic deletion period: a property record is meant as a lasting overview of what was exchanged.
Tokens are deleted immediately when the mailbox is disconnected.
After disconnecting, previously imported messages and attachments remain in the records until you request deletion.
Backups: we make encrypted backups that are kept separately from the server and are used only to recover from a failure. Deleted data may still be present in a backup until that backup itself is deleted; we do not restore it from a backup for any other purpose.

12. Deletion and your rights

Revoking access: in VASTGOED OS under Instellingen (Settings) → Postbus voor e-mail (Email mailbox) → Ontkoppelen (Disconnect). The tokens are then deleted and we ask Google to revoke the consent. You can also revoke access at any time in your Google Account settings.
Requesting deletion: imported messages and attachments cannot be erased from the records by users themselves. Email mkdonker@gmail.com to have the imported Gmail data, or your entire account, deleted. We respond within one month.
Your rights (GDPR): you can ask us for access, rectification, erasure, restriction of processing or portability of your data, or object to processing. An owner or administrator of an organization can create a full export of the organization’s data in VASTGOED OS. You can also lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

13. Security

All traffic uses HTTPS (TLS, with HSTS).
Google tokens are stored encrypted with AES-256-GCM, bound to the organization; only the server can decrypt them and they never reach the browser or log files.
Data is separated per organization using row-level security in the database and role-based permissions.
Actions are recorded in an audit log.
Sign-in supports two-factor authentication; session cookies cannot be read by scripts.
Files are scanned for malware before they are processed.
The database, file storage and the background-processing server are located in the EU.

14. Cookies

VASTGOED OS uses only functional cookies needed to keep you signed in. There are no analytics, advertising or tracking cookies.

15. Changes

16. Contact

MCD Real Estate, for VASTGOED OS
Email: mkdonker@gmail.com

Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3. Google-gebruikersgegevens en OAuth-scopes

4. Waarom wij Gmail-gegevens gebruiken

5. Hoe Gmail-gegevens worden verwerkt

6. Welke Gmail-gegevens wij opslaan

7. Bijlagen en documentverwerking

8. AI en modeltraining

9. Delen met derden en verwerkers

10. Google API Services User Data Policy

11. Bewaartermijnen

12. Verwijdering en uw rechten

13. Beveiliging

14. Cookies

15. Wijzigingen

16. Contact

Privacy Policy

1. Who we are

2. Personal data we process

3. Google user data and OAuth scopes

4. Why we use Gmail data

5. How Gmail data is processed

6. Which Gmail data we store

7. Attachments and document processing

8. AI and model training

9. Sharing with third parties and processors

10. Google API Services User Data Policy

11. Retention

12. Deletion and your rights

13. Security

14. Cookies

15. Changes

16. Contact

Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3. Google-gebruikersgegevens en OAuth-scopes

4. Waarom wij Gmail-gegevens gebruiken

5. Hoe Gmail-gegevens worden verwerkt

6. Welke Gmail-gegevens wij opslaan

7. Bijlagen en documentverwerking

8. AI en modeltraining

9. Delen met derden en verwerkers

10. Google API Services User Data Policy

11. Bewaartermijnen

12. Verwijdering en uw rechten

13. Beveiliging

14. Cookies

15. Wijzigingen

16. Contact

Privacy Policy

1. Who we are

2. Personal data we process

3. Google user data and OAuth scopes

4. Why we use Gmail data

5. How Gmail data is processed

6. Which Gmail data we store

7. Attachments and document processing

8. AI and model training

9. Sharing with third parties and processors

10. Google API Services User Data Policy

11. Retention

12. Deletion and your rights

13. Security

14. Cookies

15. Changes

16. Contact